Il reparto di Risorse Umane deve essere completamente allineato con missione e visione
aziendali. Anche se l’anno è già inoltrato, starai già pensando ai nuovi obiettivi professionali per il tuo futuro. Per raggiungere questi obiettivi è essenziale avere un percorso chiaro, un percorso da seguire per tutta l’organizzazione. Quindi oggi discuteremo su come creare un piano HR di successo per il team e l’impresa.
La creazione di un piano annuale di Risorse Umane
Lo scopo del piano Risorse Umane è quello di analizzare e determinare tutti gli elementi relativi alla politica del personale dell’azienda nel corso dell’anno, dalla dimensione e struttura del personale alla selezione e assunzione di nuovi dipendenti attraverso la revisione della politica salariale e delle condizioni di lavoro.
Ecco perché è importante una fase precedente di analisi ambientale che ci consenta di capire meglio l’ambiente in cui ci muoviamo e ci muoveremo.
Analisi esterna
All’inizio di ogni anno, l’impresa crea un piano strategico generale in cui verranno stabiliti gli obiettivi chiave dei quali dipenderà il piano delle Risorse Umane. Per svolgere bene il nostro ruolo all’interno del dipartimento delle Risorse Umane, dobbiamo avere risposte molto chiare a queste tre domande:
1. Cosa dovremmo migliorare rispetto all’anno passato? Solo se identifichiamo i problemi aziendali e come migliorarli possiamo davvero fare dei passi avanti. È inutile continuare a trascinarsi dietro gli errori, così facendo li accumuleremo sulle nostre spalle fino a quando non saranno troppo pesanti e ci schiacceranno.
2. Quali sfide ci aspettano quest’anno? Anche un’analisi sul futuro del settore è fondamentale. Dobbiamo sapere quali cambiamenti, eventi o attività si verificheranno nei prossimi mesi e in che modo possono influenzare la nostra attività, per stare al passo coi tempi ed essere pronti ad ogni evenienza. Ad esempio, un’azienda infocata sul turismo sa che i periodi di maggior lavoro sono quelli che coincidono con le festività (estate, Natale, Pasqua, ecc.), quindi è necessario conoscerne tutte le date esatte.
Un altro esempio: se quest’anno si è deciso di avviare un processo di trasformazione digitale in azienda, dobbiamo considerare come ciò influisca sui dipendenti.
3. Quali elementi all’interno dell’azienda richiedono maggiore attenzione? Dopo esserci guardati attorno, dobbiamo concentrarci su noi stessi e studiare lo stato dell’impresa e del suo staff.
Ad esempio, è possibile creare report di Risorse Umane che diano una visione dello stato aziendale e un’idea su cosa possiamo fare l’anno prossimo per migliorarlo. Alto tasso del fatturato? Mancanza di motivazione tra i dipendenti? Dobbiamo studiarlo e analizzarlo per trovare le soluzioni.
Questo è il motivo per cui è fondamentale che il reparto Risorse Umane mantenga una comunicazione regolare con i dirigenti dell’azienda e che questi ultimi siano completamente trasparenti e onesti con loro.
Obbiettivi del piano HR
Gli obiettivi aziendali dettagliati nel piano strategico generale sono i cosiddetti “piani a lungo termine” e ci aiuteranno a misurare il vero scopo del nostro piano di Risorse Umane. Nello specifico, questi obiettivi possono essere suddivisi in due categorie:
1. Obiettivi espliciti: sono quelli che ruotano attorno all’attrazione e al mantenimento del talento, alla motivazione dei lavoratori e a tutti quelli che tengono conto di un miglioramento dell’impegno dei dipendenti e della loro esperienza lavorativa, come la stesura di piani di carriera, i processi di onboarding, ecc.
2. Obiettivi impliciti: derivano dalla filosofia dell’impresa e aiutano a creare la cultura aziendale; di fatti, una buona gestione delle risorse umane può aiutare a migliorare la produttività e la qualità della vita dei suoi dipendenti, fin quando tutte le norme sul lavoro e sulla sicurezza sono rispettate.
Definizione responsabilità
Una volta definiti gli obiettivi dell’azienda e quelli delle Risorse Umane, è giunto il momento di definire il piano HR e analizzare il percorso seguito dal dipartimento per raggiungere entrambi gli obiettivi.
La prima cosa che dobbiamo fare è nominare la persona o le persone responsabili della sua creazione e applicazione. Nelle aziende più piccole, sicuramente lo stesso CEO è il responsabile di tutto. In quelle un po’ più longeve, ci sarà una sola persona responsabile di tutto ciò che riguarda la gestione e l’amministrazione del personale. E nelle aziende più grandi troveremo diversi profili di Risorse Umane a cui dovremo riportare le loro responsabilità all’interno del piano e qual è il loro obiettivo, oltre che, se necessario, dividere il team in sotto-aree per una maggiore focalizzazione.
Le idee sono sempre comprese più chiaramente attraverso immagini, quindi la creazione di un organigramma aziendale risulta molto utile. Un organigramma ci può mostrare:
1. La struttura gerarchica deaziendale; dirigenti, manager, quadri e impiegati.
2. I diversi reparti che la compongono; marketing, vendite, produzione, risorse umane, ecc.
3. Le posizioni da ricoprire.
L’organigramma dipenderà, ovviamente, dalla dimensione e dal tipo d’azienda, ma sarà molto utile stabilire una pianificazione del personale e vedere cosa abbiamo e cosa abci manca per raggiungere i nostri obiettivi.
Identificazione delle posizioni necessarie
Grazie all’organigramma aziendale, possiamo distinguere quali posizioni devono essere occupate per raggiungere gli obiettivi espliciti. Quindi nel piano delle Risorse Umane specificheremo:
1. Di quali posizioni si tratta. Descriveremo ogni posto nel modo più concreto possibile; dipartimento, luogo di lavoro, responsabilità e funzioni, persone responsabili o persone a cui risponde e volume di lavoro.
2. Che tipo di profilo è necessario per coprirle. Specificheremo la formazione, l’esperienza e le competenze necessarie per le posizioni. In questo modo possiamo valutare se abbiamo già qualcuno adatto per quelle posizioni all’interno del modello, che possiamo promuovere o delocalizzare, o è necessario assumere qualcuno esterno. Se la decisione viene presa, devono essere intraprese azioni diverse; processi di selezione, formazione specifica, ecc.
Come vedremo in seguito, questi passaggi saranno sempre soggetti alla politica di Risorse Umane. Questo è uno dei punti fondamentali del piano, prenditi il tuo tempo studiando e analizzando l’azienda ei suoi lavoratori per arrivare alla soluzione migliore.
Definizione della politica di Risorse Umane
Con gli obiettivi stabiliti, dobbiamo rivedere la nostra politica HR in modo che venga aggiornata in base alle azioni che intraprenderemo.
La politica di Risorse Umane segnerà le linee guida del dipartimento nella sua quotidianità e riprenderà, come abbiamo già commentato:
Linee guida per selezione e assunzione del personale:
Oltre a specificare le funzioni, il tipo di contratto e lo stipendio per ciascuna delle diverse posizioni da coprire, dobbiamo decidere se qualcuno già all’interno dell’organizzazione si dedica alla selezione e all’assunzione del personale o se il processo è esternalizzato.
Se qualcuno della stessa impresa lo fa già, sarebbe conveniente stabilire anche un processo d’integrazione per le nuove incorporazioni.
Linee guida sulla remunerazione:
Ogni nuova assunzione, oltre ad aderire al contratto collettivo d’applicazione, può avere determinati miglioramenti salariali, supplementi, incentivi o pagamenti extra che devono essere stabiliti prima dell’assunzione per assicurarci che rientri nel budget aziendale destinato ai nuovi assunti.
Linee guida per formazione e sviluppo:
Dobbiamo occuparci dei nuovi talenti, ma dobbiamo anche preoccuparci dei dipendenti più veterani. Nel nostro piano di Risorse Umane non possiamo dimenticarci di dedicarne una parte alla crescita personale e professionale dei nostri lavoratori, in modo che possano raggiungere il loro piano di carriera e vedere i loro sforzi apprezzati e riconosciuti.
All’interno della politica HR, dobbiamo anche includere anche la politica politica aziendale, che contempla la visione e la missione dell’impresa, nonché le buone pratiche e altri elementi relativi alla disciplina o alla risoluzione dei conflitti interni.
Un buon piano annuale delle Risorse Umane è molto importante per il risultato finale e il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Ma è anche un lavoro faticoso e può richiedere molto tempo se non si dispone degli strumenti necessari.
Creando l’organigramma della tua impresa e utilizzando report HR con cui analizzare in modo più approfondito e completo lo stato della tua azienda, il piano delle Risorse Umane sarà molto più accurato.