Anche se non ne ho mai parlato, mi sembra doveroso spendere due parole in merito al discorso PEC (posta elettronica certificata) e al suo utilizzo. Per ulteriori approfondimenti sull’argomento vi consiglio di rivolgervi ad un legale, lui sicuramente saprà meglio rispendere ai vostri interrogativi.
Come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale già nella sua formulazione originaria del 2005 (il primo CAD è stato emanato con D.Lgs. 82 del 2005), la Posta Elettronica Certificata è da considerarsi a tutti gli effetti un documento informatico e, come tale, va conservato seguendo le disposizioni di legge.
Un messaggio PEC, infatti, è da paragonare a una scrittura contabile o a qualunque messaggio di posta cartacea o telegramma ricevuto o inviato. Ciò vuol dire che aziende e liberi professionisti sono tenuti ad archiviare correttamente anche la posta elettronica certificata, pena l’invalidità giuridica del documento nel caso in cui il mittente (o destinatario) volesse utilizzarla come prova in un eventuale contenzioso in tribunale. Un compito delicato, dunque, da svolgere con la massima attenzione e cura: capire come conservare la PEC può essere “complesso” se non ci si applica a sufficienza.
Conservazione PEC, cosa prevede il CAD e cosa prevede il Codice Civile
Se ci chiedete perché conservare la PEC, troveremo le nostre risposte all’interno del Codice dell’Amministrazione Digitale (o CAD che dir si voglia) e del Codice Civile. Come prevede l’articolo 43 del CAD “I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali”. Questo si ricollega direttamente con gli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile, che prevedono la conservazione obbligatoria e a norma delle scritture contabili e della corrispondenza dell’azienda per un periodo di 10 anni.
Come conservare la PEC a fini legali
Le modalità di conservazione, invece, sono esplicitate nell’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale e prevedono che sia possibile identificare con certezza l’autore del messaggio; che il documento sia integro e leggibile e sia possibile recuperare con facilità documenti e informazioni identificative del messaggio. Affinché la PEC non perda il suo valore legale, dunque, è necessario conservarne la ricevuta completa di consegna, all’interno della quale è possibile trovare il messaggio inviato e il file daticert.xml. Questi gli elementi necessari per ottemperare alle richieste del già citato articolo 44 del CAD ed esser così certi del valore legale della posta elettronica certificata.