Le aziende e i call center che, avvalendosi della deroga prevista fino al 31 dicembre 2009 dal cosiddetto decreto “Milleproroghe”, contatteranno gli utenti per fare promozione e offerte commerciali, dovranno utilizzare solo banche dati costituite sulla base degli elenchi telefonici precedenti al 1 agosto 2005. Non potranno servirsi del periodo di deroga per chiedere il consenso degli interessati per futuri contatti né potranno cedere i dati che utilizzano a terzi.
Con un provvedimento che verrà pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale, il Garante per la privacy ha precisato le regole che dovranno seguire le società che svolgono attività di marketing nell’usare i dati degli abbonati.
Il decreto “Milleproroghe”, di recente convertito in legge, stabilisce che i numeri di telefono e gli indirizzi presenti nelle banche dati costituite sulla base dei vecchi elenchi telefonici sono utilizzabili per fini promozionali fino al 31 dicembre 2009 da coloro che hanno creato tali banche dati precedentemente al 1 agosto 2005.
Il provvedimento del Garante intende chiarire rigorosamente i limiti entro i quali società che effettuano attività promozionale anche tramite call center possono avvalersi della deroga. Il mancato rispetto del provvedimento comporta una sanzione amministrativa che va da 30 mila a 180 mila euro e che, nei casi più gravi, può raggiungere anche i 300 mila euro.
• Le società dovranno innanzitutto documentare in modo adeguato che la banca dati, costituita con i numeri telefonici e gli indirizzi degli abbonati, sia stata effettivamente creata prima del 1 agosto 2005. Le società dovranno usare questi dati direttamente e non potranno cederli a nessun titolo ad altre aziende.
• Gli operatori che telefoneranno agli abbonati dovranno ad ogni contatto specificare per quale società chiamano e ricordare agli interessati i loro diritti. Ma soprattutto dovranno registrare immediatamente l’eventuale contrarietà dell’abbonato ad essere nuovamente contattato. L’utente che non intende essere più disturbato avrà il diritto di conoscere l’identificativo dell’operatore al quale ha comunicato la sua volontà.
• I dati presenti nelle banche dati dovranno essere utilizzati solo a fini promozionali e non potranno in alcun modo essere usati per acquisire nuove informazioni o il consenso degli abbonati ad effettuare chiamate dopo la data del 31 dicembre 2009. Questo significherebbe di fatto costituire nuove banche dati, andando al di là delle finalità stabilite dalla legge e prorogando oltre il termine previsto gli effetti della deroga temporanea.
• Le società che svolgono attività di marketing dovranno comunicare al Garante, entro 15 giorni dalla pubblicazione in G.U., di essere in possesso di banche dati costituite anteriormente al 1 agosto 2005 e di volerle utilizzare per attività promozionali. Dovranno chiarire se il trattamento di dati venga effettuato anche per conto terzi.