IDM Group, tra le prime 3 realtà italiane attive nel mercato della gestione globale dei processi documentali in outsourcing, è stata selezionata da SAMP S.p.A. per innovare i processi di gestione documentale dell’azienda.
SAMP S.p.A. è un’azienda manifatturiera che opera nel settore metalmeccanico e appartiene al Gruppo Industriale Maccaferri. SAMP – Società Anonima Meccanica di Precisione – realizza tecnologia in diversi ambiti della lavorazione dei metalli. Le sue tre divisioni operano per la progettazione e la produzione di ingranaggi cilindrici e conici, la realizzazione di impianti per la produzione di fili di acciaio/rame e cavi, e per la realizzazione di attrezzature per la produzione di ingranaggi cilindrici. Oggi l’attività di SAMP è suddivisa in tre grandi divisioni: Sampingranaggi, Sampsistemi e Samputensili. La sede centrale è situata a Bologna.
Sino a poco tempo fa le tre divisioni di SAMP erano distribuite su sedi differenti. Poi l’azienda, per ottimizzare spazi e costi, ha deciso di costruire uno stabilimento nuovo e di unificare il tutto su un’unica sede centrale. Si è data la pressante necessità di mettere mano agli archivi delle diverse sedi, per razionalizzare i documenti, capire cosa tenere e cosa eliminare, e archiviare con criteri stabili e presso spazi adeguati la documentazione rimanente.
“Poiché unire gli archivi (di anni) di tre divisioni in un’unica sede risultava problematico, l’azienda ha pensato di individuare un fornitore che offrisse una soluzione di presa in carico e stoccaggio sicuro dei documenti cartacei, ma soprattutto – in un’ottica futura di smaterializzazione – che consentisse successivamente all’azienda di ridurre la produzione di carta (gestendo i documenti solo in formato elettronico).” Racconta la Dott.ssa Roberta Trigari, IT Manager di SAMP.
Dopo accurate selezioni, la scelta dell’outsourcer è caduta su IDM Group, poiché l’organizzazione univa il servizio di stoccaggio della carta (con serie garanzie di mantenimento della sua integrità) alla possibilità poi di dematerializzare.
“L’approccio usato e la soluzione proposta da IDM Group ci hanno rassicurato. In un’azienda dove tutti sono abituati a maneggiare documenti cartacei (ad es. i disegni tecnici) importanti per il business, non è facile convincere gli utenti ad allontanare la documentazione dalla sede, spossessandosi della carta.” Commenta la Trigari. “Vedendo però l’impostazione ordinata, poco invasiva e molto professionale data alle attività di presa in carico del cartaceo, tutti da noi si sono tranquillizzati sul fatto che i documenti potranno poi facilmente venir reperiti e consultati.”
L’attività di presa in carico sta per terminare. SAMP ha stimato di far archiviare circa 5 milioni di pagine, ma probabilmente a consuntivo questa cifra aumenterà. La tipologia di documenti trattati è la più varia: dalla documentazione tecnica e commerciale (disegni tecnici, ordini, contratti) a quella amministrativa (fatture), da quella di produzione (commesse) a quella dell’ufficio del personale.
Due gli step successivi alla fase di trasferimento della carta presso gli archivi IDM: attivare i servizi di scan-on-demand, di movimentazione cartacea e di tracciabilità relativamente alla documentazione che verrà più richiesta dagli utenti; individuata poi la tipologia documentale (es. documentazione tecnica) oggetto di ricerca frequente, SAMP valuterà la possibilità di avviare un’attività di scansione massiva e messa su web.
Infine, sistemato il pregresso, SAMP e IDM Group studieranno un progetto di archiviazione ottica del corrente: l’azienda produrrà alcuni tipi di documenti (amministrativi e commerciali) direttamente in formato elettronico, per poi conservarli da subito nei data center e rendendoli accessibili (24X7) a tutti gli utenti autorizzati.
“SAMP sta cambiando la logica di gestione dei documenti. Non intendono più produrre carta, ma soltanto file.” Dice Marco Donnamaria, Sales & Marketing Director di IDM. “Sarà